Hybride wandel- of hardloopevenement

Zo hoef je nooit meer een loopevenement af te gelasten.

3 november 2021

Vaak horen we in gesprekken dat de onzekerheid van deze tijd het voor (fondsenwervende) organisaties moeilijk maakt om de jaarplannen van 2022 in te vullen. Dat er donaties moeten blijven binnen komen is noodzakelijk. Zonder bron van inkomsten kunnen de doelstellingen van het goede doel of de organisatie immers niet behaald worden. Ook wil je de betrokken donateurs en deelnemers niet teleurstellen.

De opnieuw aangescherpte maatregelen maken het extra lastig om de juiste keuzes te maken omtrent sponsorlopen. Daarnaast is de deelnemer zelf ook veranderd. Een derde geeft aan dat zij liever een virtuele dan een fysieke variant lopen. Gemak, comfort maar ook nog zeker de angst rondom corona spelen hierin een rol.

Wij weten logischerwijs ook niet hoe het er volgend jaar uit zal zien, maar we weten wél hoe je een evenement organiseert dat te allen tijde doorgaat. Van beperkte maatregelen tot volledige lockdown: Je hoeft als organisatie nooit meer nee te verkopen, deelnemers teleur te stellen of inschrijfgelden door te schuiven. Mensen trainen niet voor niets, ze zijn hun geld niet kwijt en zijn daardoor minder terughoudend om deel te nemen.

Het evenement dat deze oplossing biedt is hybride: een combinatie van deelname op een fysieke locatie en deelname via een app zoals eRoutes. Deelnemers nemen op dezelfde dag deel aan het evenement, maar wel vanaf verschillende locaties. We hebben ervaren dat ook het sociale aspect wordt ingevuld: naast onze belevingselementen zoeken deelnemers elkaar in kleine – toegestane – groepjes op, leeft er een achterban mee, en zijn er toch bloemen bij een zelfgeorganiseerde finish.

Zo hoef je nooit meer een loopevenement af te gelasten

Een hybride evenement bevordert de inclusiviteit en geeft iedereen de mogelijkheid om deel te nemen op de manier die bij hen past. Het geeft deelnemers die daar klaar voor zijn de mogelijkheid om weer in groepen deel te nemen aan het fysieke evenement zodra dat is toegestaan. Deelnemers die dat nog niet zijn, niet kunnen of om andere redenen de voorkeur geven aan deelname vanuit huis, krijgen via een hybride evenement ook de kans om sportief in actie te komen.

Een mooi voorbeeld van een hybride wandelevenement is de laatste Hartstocht van de Hartstichting. De insteek was echter om een volledig fysiek evenement te organiseren. Op het strand van Scheveningen konden deelnemers hun Hartstocht lopen. Ondanks dat hier vol enthousiasme op werd gereageerd, waren er ook terughoudende reacties. Waarom men niet vanuit huis kon deelnemen zoals in april? De Hartstichting luisterde naar deze reacties en bood, naast deelname vanuit Scheveningen, ook een versie vanuit huis aan. Van het totaal deed een derde van de deelnemers mee vanuit huis. Zij wilden graag bijdragen aan het goede doel, maar liever vanuit de eigen voordeur, dan vanuit een startlocatie waarvoor ze moesten reizen. Een virtueel evenement toevoegen resulteert dus niet in kannibalisme, integendeel, het voegt toe aan het resultaat door toegankelijk te zijn voor meer deelnemers.

Organiseer je evenement vanaf nu op een hybride manier en wees verzekerd van doorgang. Wij helpen je daar uiteraard graag bij!